Obligations couvertes par le module Contrats
La conformité réglementaire d'un ERP repose sur la souscription et l'exécution régulière de contrats de maintenance spécialisés auprès d'entreprises qualifiées.
Le règlement de sécurité impose des contrats d'entretien pour de nombreuses installations : détection incendie, désenfumage, portes automatiques, ascenseurs et extincteurs.
Le module Contrats centralise chaque engagement, en associant les interventions exécutées dans le module Interventions aux prestataires qualifiés référencés dans le module Contacts.
Les marchés publics de maintenance comportent des dates anniversaires et des clauses de reconduction encadrées par des délais stricts de préavis.
Le système surveille les calendriers pour vous éviter toute reconduction tacite involontaire et vous laisser le temps d'engager une nouvelle consultation.
Chaque dossier contractuel regroupe ses actes d'engagement, avenants, cahiers des charges (CCTP), attestations d'assurance et grilles de prix.
Vous disposez d'un archivage documentaire fiable et partagé pour répondre immédiatement à toute demande administrative ou juridique.
Pour qui est pensé le module Contrats ?
Une organisation claire pour les services administratifs, financiers et techniques soumis aux exigences de la commande publique.
Les acheteurs et juristes publics suivent le déroulement des marchés de maintenance pluriannuels, la consommation des lots et les avenants.
Ils préparent efficacement le renouvellement des accords-cadres grâce au bilan d'exécution technique et financier fourni par l'application.
Les gestionnaires budgétaires contrôlent les engagements annuels et rapprochent les factures émises des prestations réellement effectuées sur site.
La vision consolidée des coûts aide à ventiler précisément les charges de sécurité par bâtiment ou par direction opérationnelle.
Les responsables de patrimoine s'assurent que chaque établissement communal bénéficie d'une couverture technique complète et sans angle mort.
Ils vérifient la conformité des prestations fournies par les titulaires par rapport aux prescriptions des cahiers des charges.
Ce que ça change au quotidien
Une maîtrise juridique et financière pour fiabiliser la gestion contractuelle de vos installations de sécurité.
Des alertes d'échéance programmées vous permettent de décider sereinement de reconduire un contrat ou de lancer une nouvelle mise en concurrence.
Analysez en temps réel les coûts de maintenance par bâtiment pour repérer les surcoûts et justifier vos demandes budgétaires auprès des élus.
Accédez immédiatement aux actes d'engagement, avenants et barèmes tarifaires sans fouiller dans les archives physiques de la collectivité.
Questions fréquentes
Quels contrats suivre pour la sécurité incendie ?
Vous devez suivre l'ensemble des contrats souscrits pour la sécurité de vos bâtiments : contrats de maintenance des extincteurs et RIA, maintenance et télégestion des SSI, entretien des trappes de désenfumage, contrôle des blocs autonomes d'éclairage (BAES), vérification des ascenseurs et des installations électriques. Le module Contrats centralise chaque engagement avec ses lots et prestataires.
Comment ne pas rater une reconduction tacite ?
Le module intègre un système d'alerte paramétrable plusieurs mois avant la date de préavis ou la date anniversaire du contrat. Vos services administratifs et marchés publics reçoivent une notification leur permettant d'analyser l'exécution du contrat, d'évaluer les prestations et de décider de la reconduction ou du lancement d'une nouvelle consultation.
Le module aide-t-il pour les marchés publics ?
Oui. Pour les collectivités territoriales régies par le Code de la commande publique, le module permet de structurer les marchés par lots techniques, de consigner les montants annuels engagés et de rattacher les pièces constitutives du marché. Il facilite ainsi le bilan d'exécution et la préparation des futures consultations de maintenance.
Peut-on stocker les pièces jointes contractuelles ?
Absolument. Une gestion électronique des documents (GED) est associée à chaque fiche contrat. Vous pouvez y déposer l'acte d'engagement signé, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), les avenants successifs, les grilles tarifaires ainsi que les factures ou attestations d'assurance fournies par le titulaire du marché.
Comment piloter le budget sécurité par bâtiment ?
Le module permet d'imputer chaque dépense contractuelle à un équipement, à une zone ou à un bâtiment spécifique. Vos services consolident ainsi en temps réel le coût global d'entretien de votre patrimoine, identifient les postes les plus onéreux et préparent sereinement les arbitrages budgétaires pluriannuels de la collectivité.
Points clés du module Contrats
Les autres modules de la suite ERP-Sécurité
Découvrez l'ensemble de nos outils intégrés pour la sécurité et la conformité incendie.
Cartographie
Plan des ERP et localisation des équipements de sécurité (extincteurs, RIA, SSI, détection, désenfumage, éclairage de sécurité, issues de secours), par zone, type/catégorie et effectif.
Stock
Inventaire du parc d'équipements : quantités, emplacements, état, dates d'achat et péremption, fournisseurs.
Planning
Planification des vérifications périodiques réglementaires (contrôles extincteurs/RIA/SSI, visites de la commission de sécurité), échéancier et alertes d'échéance.
Interventions
Suivi des interventions (maintenance, vérification, travaux correctifs), comptes rendus et historique de conformité.
Contacts
Annuaire des intervenants : prestataires de maintenance, vérificateurs, bureaux de contrôle, fournisseurs, SDIS, commission de sécurité.